U comme U got message

Voici une nouvelle prompte à rassurer tous ces lecteurs qui nous détestent. Non ce n’est pas le dernier article, ne vous réjouissez pas trop vite, juste le mitan du blog. Autant d’articles à venir que déjà écrits. Autant de mails vous annonçant la publication d’un nouveau billet que de mails déjà reçus. Et admirez ce talent pour la transition, puis que nous allons parler d’email, d’e-mail, de mail, de message électronique, de courriel.

Souvenez-vous de votre arrivée chez le client. Après une semaine à vous chercher une place, une position, un rôle, à obtenir vos identifiants et un poste ; vous avez connu ce jour magique où votre boîte mail est totalement vide. La prochaine fois ce sera à la fin de votre mission, quand après avoir fowardé, ou pas, vos ultimes informations, vous supprimerez tous vos messages. Entre ces deux moments phares de votre mission, votre boîte mail sera l’application que vous utiliserez le plus. Même toi le Junior qui croit passer ta vie sur Excel.

A la question de savoir comment nous faisions avant internet notre réponse sera : on prenait ses responsabilités. L’email est juste devenu un « parapluie à merde. » Une façon de se protéger quand un projet déraille : « Ah mais je t’avais dit que nous dépassions le budget, regarde le mail que je t’ai envoyé le [date de votre choix]. » Moralité, vous avez fait votre travail, vous avez prévenu, vous êtes protégé, la merde va glisser sur quelqu’un d’autre et ce quelque soit votre responsabilité originel. Le coupable sera celui qui ne pourra pas retrouver le mail. Même si après tout, c’est vous qui avez planté le projet par votre incompétence. Mais vous êtes protégé vous avez envoyé un mail. Responsable mais pas coupable et les entreprises ne cherchent que des coupables. Vous venez de sauver votre mission.

L’email, outil d’échange est devenu une preuve, un outil de basse police. Entraînant alors une forme de suspicion et de réserve dans sa rédaction et dans sa lecture. Rédiger un email relève alors d’une forme de cérémonial. Qui place-t-on en destinataire direct et en copie. A quel degré de hiérarchie faut-il s’arrêter ? Le sujet du mail ne risque-t-il pas de trop alarmer ? Importance haute ou pas ? Faut-il clore le message par « Cordialement » ou « Bien cordialement » ?

Voilà bien un des talents du consultant qui doit rapidement découvrir chez son nouveau client le niveau de dosage nécessaire dans son courrier, les us et coutumes locales, les habitudes de l’entreprise. En gardant toujours en mémoire que « Verba volant, scripta manent » (Les paroles s’envolent, les écrits restent) ou que « Nescit vox missa reverti » (Le mot publié ne revient plus).

L’email c’est comme le soufflé au fromage, pas compliqué en soit, mais en un rien de temps tout peu s’effondrer. L’email ce peut être l’humiliation gravée dans le marbre du disque dur et transmis à la boite entière. L’email étant la trace, il faudra faire face aux petits malins. Ceux qui vous appellent pour vous confirmer de vive voix une information mais qui ne l’écriront jamais :

– Oui, je suis avec les gars de la qualification et les tests sont très en retard, on va dépasser de deux mois.
– Tu me le confirmes par mail.
(Notez le côté parapluie à merde)
– Quand j’ai le temps, car là il faut que nous rattrapions le retard.

Le mail ne sera jamais envoyé. Deux jours après le client vous interroge : « Dis donc c’est quoi ce risque sur le PV de Qualification ? Ils ont acté ça par mail ? Non ? Alors il n’y a pas de risque. » Pas de mail, pas de preuve. Pas de preuve, pas de risque. C’est simple.

Quant au mail de félicitations du big boss pour la mise en production d’un projet phare, vous n’en serez jamais destinataire. Il sera adressé aux N-1 qui forwarderont à leurs N-1, qui transmettront à leurs N-1 qui vous l’adresseront. C’est le côté sportif du mail. Une sorte d’escalade permanente. Escalade mais aussi spéléologie. Vers les cimes comme l’abîme. Des couches d’informations imbriquées et superposées.

A votre arrivée sur le projet, le client vous transfert des dizaines de mails, eux-mêmes déjà transférés une bonne dizaine de fois. Vous vous retrouvez alors avec des centaines de mails imbriqués, des couches de données à fouiller pour tenter de retrouver, prioriser, identifier et traiter l’information. Résultat, vous imprimez tout. Le mail était censé réduire la consommation de papier, elle explose. Et ne jouez pas les tartuffes en indiquant sous votre signature « Pensez à l’environnement avant d’imprimer ce message. » Pensez plutôt à votre projet et à ce que l’on attend de vous. Notons d’ailleurs que c’est toujours l’écologiste de service qui est assis à côté de l’imprimante de l’open space et fait des commentaires à chaque fois que l’on vient chercher ses impressions. « Ta gueule connard, prend tes responsabilités au lieu de tout confirmer par mail. »

Le poids du rien. Ce pourrait être le titre de l’ensemble de ce blog. Tant il ne reste rien du travail d’un consultant une fois que le projet et mis en production. Mais cela s’applique particulièrement aux emails. L’email fonctionne sur le principe de la suite de Fibunacci. Petit rappel : Fn+2 = Fn+1 + Fn. Vous envoyer un mail à deux personnes qui transfèrent, qui transfèrent, qui transfèrent et en une demi heure 46 368 personnes vous on lu. Et après ? Une moitié de vos lecteurs supprimeront le mail, l’autre moitié le conservera au cas où (parapluie à merde). Soit 23 184 boîtes mails encombrées pour rien ; soit 38ko (c’était un mail de petite taille) dans 23 184 boîtes mails. Voilà comment sont occupés les espaces disques des entreprises par des mails au cas où.

Mais l’email peut aussi avoir un côté un peu suranné avec ses politesses vieille France. En effet à quel moment doit-on s’arrêter :

De : client@entreprise.fr
Envoyé : lundi 07 février 2011 10:30
À : prestataire(SSII)@externe-entreprise.fr
Objet : Modification

Bonjour

Pourrais-tu modifier les charges initiales pour les développements, voici les nouveaux chiffres en pièce jointe.

Cdt,
Le Client

____________________________________________

De : prestataire(SSII)@externe-entreprise.fr
Envoyé : lundi 07 février 2011 10:35
À : client@entreprise.fr
Objet : Re : Re : Modification

Fait.

Cdt,
Le Consultant

____________________________________________

De : client@entreprise.fr
Envoyé : lundi 07 février 2011 10:40
À : prestataire(SSII)@externe-entreprise.fr
Objet : Re : Re : Re : Modification

Merci.

Cdt,
Le Client

____________________________________________

De : prestataire(SSII)@externe-entreprise.fr
Envoyé : lundi 07 février 2011 10:45
À : client@entreprise.fr
Objet : Re : Re : Re : Re : Modification

De rien, c’est normal.

Cdt,
Le Consultant

____________________________________________

De : client@entreprise.fr
Envoyé : lundi 07 février 2011 10:50
À : prestataire(SSII)@externe-entreprise.fr
Objet : Re : Re : Re : Re : Re : Modification

Oui, mais quand même, merci beaucoup. Et puis tu as fait cela si vite.

Cdt,
Le Client

____________________________________________

De : prestataire(SSII)@externe-entreprise.fr
Envoyé : lundi 07 février 2011 10:55
À : client@entreprise.fr
Objet : Re : Re : Re : Re : Re : Re : Modification

Ta gueule !

Cdt,
Le Consultant

____________________________________________

L’email est la modernité même. Il traduit le goût de votre correspondant pour une communication à l’américaine ou à la française. En effet le transfert d’un mail par en anglophone sera précédé de FYI (For Your Information) alors que chez un francophone pur beurre ce sera PI (Pour Information). Ici s’arrêtent les limites de certains langages. Vous êtes en entreprise et non sur votre smartphone. Laissez les LOL et autres MDR à votre nièce.

L’adresse email, quant à elle, permet de dissocier les internes des prestats. Une adresse email d’interne c’est le prénom (ou l’initiale) suivi du nom puis l’arobase et le nom de l’entreprise. Pour le prestataire c’est un peu plus compliqué. Il faut ajouter le nom de la SSII ou du cabinet de conseil, ou bien faire figurer la mention externe. Parfois les deux à la fois. Il s’agit de ne pas mélanger les torchons et les serviettes. Il s’agit aussi d’une obligation légale, un prestataire ne pouvant avoir une adresse email semblable à celle d’un interne au risque d’être considéré comme tel. C’est vrai que les tâches que nous effectuons, ne pouvant être faites par des internes (tenir un fichier Excel, par exemple) il faut en plus que la différence soit visible dans notre mail. Sous-entendu c’est un presta, pas la peine de répondre tout de suite, voir même pas la peine de répondre, voir défoulons-nous.

Car dans les règles de la messagerie il est parfaitement mal venu de répondre tout de suite à un mail. Sauf s’il s’agit de fixer l’heure et le lieu de déjeuner (pour mémoire) ou si le mail s’adresse à un supérieur (N+2). Le N+1 on peut le laisser patienter. Nous sommes des consultants débordés, nous trillons nos mails quand nous le pouvons, généralement le soir, à 22h, avant de partir. N’envoyer pas des mails à 7h00 du matin, vous n’impressionnerez personne. Alors qu’un mail adressé à 22h c’est classe. Cela fait un peu no life mais c’est classe. Petite confidence, pour les consultants qui à 22h sont au fond d’un bar, d’un lit ou d’une copine. Il existe la possibilité de rédiger un mail à 15h et de ne l’envoyer qu’à 22h. Mais attention, car si le mail part bien à 22h il sera précédé de la mention enregistrée à 15h. Pas classe.

Quelques règles de messagerie. Dans l’open space, vous ne pouvez parler à votre voisin sans que cent oreilles tentent de capter la conversation. Même remarque pour le téléphone. Il reste donc les mails et l’on associe généralement une règle (genre : pour les messages de machine les placer directement dans le dossier PERSO). Car sans ces règles vous risquez la déconvenue d’une discussion avec votre client sur votre poste et de l’arrivée inopinée d’un message en plein écran :

De : prestataire01(SSII)@externe-entreprise.fr
Envoyé : lundi 07 février 2011 09:55
À : prestataire02(cabinet_de_conseil)@externe-entreprise.fr
Objet : Re : Re : Re : Re : Re : Re : Quel con ce client

T’as raison il est vraiment trop, con, en plus il pue de la gueule, ferme les écoutilles ou tu vas mourir.

Le Consultant
____________________________________________

Et puis il y a toutes les joies du compte de messagerie. La limitation des pièces jointes qui vous empêche de recevoir les spécifications. La capacité du compte des prestataires qui vous oblige à passer à un temps fou pour ne conserver que les messages qui vous semblent importants faute de ne plus pouvoir en recevoir aucun. 100 mails par jour sur trois ans de mission cela fait 60 000 mails quand vous ne pouvez en conserver que 500.

Et puis le spleen du dimanche soir, après des vacances. Il faut savoir que le consultant a une capacité immense à déconnecter. Aussi après une, deux ou trois semaines de vacances, il faut passer son lundi à chercker des dizaines de mails sur des sujets que ‘lon a oublié depuis bien longtemps.. Revenir d’un seul coup dans le grand bain de l’entreprise et dépiler des centaines de messages. Le rêve, une sorte de continuation des vacances. Certains collègues organisent même des concours à celui qui aura le plus de mails.

Mais le plus beau de tous les mails et celui que vous adresserez le dernier jour :

De : prestataire(SSII)@externe-entreprise.fr
Envoyé : mercredi 30 décembre 2015 19:55
À : Tout_le_monde@entreprise.fr
Objet : Fin de mission

Bonsoir,

Alors que nous nous apprêtons à quitter l’année 2015, c’est avec un grand pincement au cœur que je vous annonce la fin de ma mission chez [Entreprise]. Ces quelques mois auront été très riches en expérience professionnelle et humaine et m’ont énormément apportés.

Je conserverai de cette mission des méthodes et des amis infaillibles. D’ailleurs, je vous laisse mon numéro de portable 06 06 06 06 06 et mon adresse email personnelle prestataire@aol.fr.

Bien Cordialement,
Le Consultant

____________________________________________

Et c’est ce que vous devrez écrire même si au fond de vous vous rêviez du mail suivant :

De : prestataire(SSII)@externe-entreprise.fr
Envoyé : mercredi 30 décembre 2015 19:55
À : Tout_le_monde@ entreprise.fr
Objet : Enfin je me casse

Bonsoir,

Enfin je me casse après dix ans de mission de merde et alors que mon commercial m’avait juré que la mission serait de courte durée. Dix ans à valider des feuilles de temps, entouré d’internes plus préoccupés par leurs acquis sociaux que par les projets qu’ils sont censés manager et de prestataires boutonneux jamais contents.

Je vous remercie de la part de ma SSII qui m’a augmenté de 3% en dix ans et qui s’est donc royalement goinfrée sur mon dos. Perso j’ai totalement régressé sur ce que je savais faire et je vais bien galérer pour me positionner à présent sur le marché du travail.

Je vous laisse mon portable (en fait c’est celui d’un manager) : 06 06 06 06 06 et mon adresse mail que je ne consulte plus depuis 1999 : prestataire@aol.fr.

Allez vous faire foutre.
Le Consultant

____________________________________________
Vous verrez, cela ir@ mieux dem@in.fr.

Facteurs d’emails surfant sur le web

Prochain article : F comme Friday wear, le 15 février 2011

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