R comme Réunion

Souvenez-vous, au début de ce mois, nous raillions les noms donnés aux différentes salles de réunion et la fertile imagination catatonique dont font preuve les entreprises (pour mémoire). Certains seront même surpris que les deux sujets soient distincts et non liés mais sachez qu’il y a bien pire que le nom de la salle de réunion : la réunion en elle-même.

Nous distinguerons la réunion dont vous êtes l’organisateur, de la réunion qui ne requière que votre participation. Par vos hautes fonctions, vos grands pouvoirs et vos grandes responsabilités, vous pouvez être amenés à réunir tout ou partie de votre équipe pour faire un point, ou lors d’un de ces multiples comités dont raffolent les entreprises et qui permettent d’occuper les internes. Plus généralement vous agissez sur ordre de votre supérieur qui perd déjà assez temps à gérer des prestataires pour ne pas avoir, en plus, à réserver, lui-même, une salle de réunion.

La salle de réunion c’est le dilemme de l’âne de Buridan. Que faire en premier, réserver une salle ou inviter les participants ? S’il est ridicule de retrouver son équipe et d’annoncer bêtement que l’on ne dispose pas de salle, il est pire de se retrouver seul, sans participant dans une salle vide.

Car la réservation d’une salle de réunion est devenue un sport, une activité à temps complet, limite une spécialisation de prestataire. Ne le dites pas trop fort sinon les SSII et cabinets de conseil vont inventer un nouveau profil : « Et sur votre dernière mission vous faisiez quoi ? – J’étais réserveur. Réseveur, confirmé. – Votre taux de réservation ? – Je suis à 98% pour un point équipe et à 110% pour un comité. – 110% comment faites-vous ? – Dans le doute, je réserve deux salles. – Nous avons donc une mission de réserveur, mais le client recherche un profil très sénior… »

Et oui car malgré la multitude de possibilités qu’offrent la littérature, la peinture et la géographie, le nombre de salles est forcément inférieur aux besoins des collaborateurs. Selon les clients, il faut jongler sur des feuilles vierges collées aux portes, des applications dont vous peinez à avoir l’habilitation, des outils partagés toujours en lecture seule. Bref obtenir une salle, à la date et à l’heure que vous voulez, relève bien souvent de la quête du Graal.

La chance d’avoir une salle se traduit régulièrement par des dommages collatéraux. En échange de la salle à l’heure et au jour souhaité, vous n’aurez pas le vidéo-projecteur ou l’ordinateur ou le réseau ou le téléphone pour la conf call. Il faut alors ruser pour récupérer à droite à gauche le matériel nécessaire.

Maintenant que vous disposez de la salle et du matériel, il faut convier les invités. Lundi et vendredi sont consacrés aux RTT, le mercredi aux enfants, il reste donc le mardi et le jeudi. Pas de réunion avant 10h et tout doit être fini à 18h. Merci de tenir compte aussi de la pause méridienne. La plage horaire est donc comprise entre 10h et 12h puis 14h-18h. Et cette plage est la même pour toutes les réunions, tous les comités dans toutes les entreprises. En résumé le mardi et le jeudi de 10h à 12h puis de 14h à 18h, ce que la France compte de travailleurs passent leur temps à étudier des graphiques profonds, à se challenger, se motiver, se blâmer et se congratuler sur des courbes et des smileys.

Mais vous en être encore au stade de l’invitation à votre réunion. Vous devez partir à la recherche d’un créneau dans l’agenda de vos convives. Ne vous laissez pas démoraliser par les plages horaires toutes over bookées. Il s’agit d’une astuce bien connue qui consiste à caler dans son agenda des réunions bidons pour ne pas être trop dérangé. Vous constaterez que si votre réunion est mieux que glander dans l’open space, elle attirera les foules. Cela faisant toujours plus sérieux d’avoir des réunions que de mettre à jour son profil sur les réseaux sociaux.

Matériel OK, salle OK, participants OK, il ne vous reste plus qu’à travailler un peu pour cette réunion. Jusqu’à présent vous n’avez rien fait. Vous n’espériez pas non plus arriver les mains vides, il faut un support à cette réunion. Il faut des graphiques, très importants les dessins, personne ne sait ce que cela veut dire mais ça rassurera. Il faut aussi du bullet point qui traduit des choix, des options, des alternatives. Que les participants aient le sentiment de jouer un grand rôle. Et surtout il faut faire court. N’apportez pas un pavé. 10 pages maximum, sinon vous allez effrayer vos interlocuteurs qui vont penser que la réunion va s’éterniser et s’inquiéter du reste de blanquette à la cantine ou du petit dernier à aller chercher à la crèche.

Vous en avez vraiment chié pour réserver votre salle alors 5 minutes avant l’heure dite, n’hésitez pas à mettre la pression sur les précédents occupants pour qu’ils libèrent la salle. Aérez, autant que possible, nous vous rappelons que les salles n’ont que très rarement des fenêtres, installez-vous et faites vos branchements en attendant vos invités. La réunion peut commencer.

Nous avons vu, il y a cinq jours, que vous n’étiez pas une fine plume, tâchez au moins d’être un brillant tribun. Variez l’intonation, poussez le son de votre voix dans les aigues comme dans les graves. Chuchotez pour capter l’attention, hurlez au moment de faire valider une décision, bref, vous êtes le seul défenseur du sommeil de vos auditeurs.

A la fin de la réunion n’oubliez pas le compte rendu. A quoi sert un compte rendu ? A rien ! C’est un parapluie à merde. L’assurance de ce qui a été dit, bref, le compte rendu est la sécurité de votre mission. Pensez aussi à rapporter le matériel, les clés et tout est OK. Pour deux heures de réunion vous aurez passé une heure trente de préparation et quarante cinq minutes de compte rendu, une demi journée à trouver une salle et autant pour trouver le matériel.  Tout ça pour valider que le projet était très en retard et qu’il ne fallait plus gâcher du jour/homme. Quinze invités plus vous, soit 32 heures saisies en réunion, soit 3 j/h brûlés pour rien. Vive la réunion.

Attention cependant à l’autre réunion. Celle dont vous êtes l’invité. Soit vous êtes over booké et déclinez en demandant un compte rendu que vous ne lirez pas. Soit vous n’avez rien à faire et la réunion devient une soupape, avec son rituel. Le rôle de l’invité est aussi dur à tenir que celui de l’organisateur.

Laissez passer le premier rappel qui s’affiche automatiquement 15 minutes avant la réunion. On n’arrive jamais à l’heure à une réunion. Cela fait prestataire qui s’emmerde et a fini de lire ses blogs. On n’arrive pas non plus trop en retard. C’est le boulot quand même. Donc on arrive entre deux minutes et cinq minutes après l’heure dite. C’est un boulot de participer à une réunion. Au passage on avertit l’open space « Non, un café je ne peux pas, je pars en réunion. » Cela donne une certaine importance et permet de justifier vos trois prochaines heures d’absence. Ne vous inquiétez pas, c’est un rythme à trouver. Dans la salle, on préférera les places en bout de table. On évitera le collègue qui sent le faisan mort et que tout le monde connaît vu qu’il est isolé, seul, à l’autre extrémité.

Vous êtes invité, n’imprimez rien, il incombera à l’organisateur de faire, en quantité nécessaire, les photocopies (dans le pire des cas il a des prestataires pour faire cela). Un stylo tout au plus. Lors du tour de table de présentation, expliquez bien que vous êtes là en remplacement d’untel. Ainsi tout le monde vous foutra la paix.

Vous commencez par annoter scrupuleusement les remarques de vos interlocuteurs. Et d’un seul coup, sans la moindre raison vous commencez à colorier les pleins des lettres, à dessiner des formes alambiquées, à griffonner des figures géométriques, à reproduire des voitures de courses. Votre interlocuteur ne le sait pas encore mais vous venez de décrocher.

Parfois c’est pire que des gribouillis sur un support de comité. C’est une tête qui dodeline au rythme d’une respiration. C’est la chaleur de ces cerveaux en pleine réflexion ou plus sûrement d’une climatisation défectueuse. C’est la digestion de la blanquette du déjeuner. Bref vous avez beau lutter, vous sentez le sommeil plus fort. Vous vous surprenez à tressauter. Vous avez dormi, mais les autres invités l’ont-ils vu ? D’un revers de main vous vérifiez le filet de bave au coin de la bouche. Ragaillardi par cette micro sieste vous êtes de nouveau très motivé par l’exposé que vous écoutez … avant de sentir votre tête qui dodeline de nouveau.

Tout le monde le fait, alors ne faites pas semblant sous la veste ou sous la table, sortez carrément votre smartphone pour surfer sur le net. Comme nous l’avions expliqué (pour mémoire), la 3G a été inventée par des consultants privés d’internet et qui avaient en plus des réunions en pagaille. News, mails, sudoku en ligne, les activités ne manquent pas. Les plus old school envoi par SMS les positions de leur porte-avions pour une bataille navale à distance.

Ne jamais trop parler en réunion. Un trait d’humour ou deux pour dérider l’ambiance et rappeler votre présence. Trop parler, c’est des coups à se voir confier des responsabilités. Et pour un prestataire, des responsabilités cela ne veut dire : risque de sortir de mission si les autres n’ont pas fait le boulot. Après la réunion vous recevrez le compte-rendu (CR). A la rigueur vous pouvez râler si le CR ne vous est pas parvenu dans les délais. Ne répondez jamais à l’envoi d’un CR, cela vaut validation et un presta ne valide jamais rien.

Le summum c’est la réunion pour organiser et valider les prochaines réunions. A cet instant vous sentirez vraiment que vous avez touché le fond et que la mission va être longue. Autre spécialité, la réunion entre prestats. Les murs sont virés, alors regardez quand vous passez qui compose les réunions. S’il n’y a que des consultants, vous pouvez être sûr qu’il s’agit d’une réunion bidon pour taper la discute hors des oreilles indiscrètes de l’open space. Nous l’avons tous fait. Et vous verrez, cela ira mieux demain.

Bataille navale en plein comité exécutif

Prochain article : X comme Xanax, le 05 avril 2011

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