S comme Salle de réunion

Nous dissocierons dans ce billet l’aspect réunion à proprement parler (il sera traité ultérieurement) du lieu : la salle de réunion. Aujourd’hui nous verrons donc la salle de réunion comme objet architecturale dans un open-space ou plus généralement dans les intérieurs professionnels. Alors certains pérorerons que le sujet est bien secondaire pour lui consacrer un billet entier. Nous considérons au contraire que la salle de réunion est une bulle d’oxygène dans l’aquarium openspacien et que lui consacrer un billet n’est pas si superflu que cela.

Malgré les idées géniales des architectes, ces derniers n’ont pu régler le problème des murs porteurs. Les cloisons ont été ôtées au profil d’immenses plateaux que pour faire brancher on nommera open-spaces. Mais il reste une partie du bâtiment dans lequel on ne peut placer les collaborateurs en raison de l’absence de fenêtre. C’est dans ces coins que vous trouverez les ascenseurs, les toilettes, les couloirs, les escaliers de secours, les machines à café et les fameuses salles de réunion.

La salle de réunion devient alors, à l’image d’un casino, une pièce d’où l’on ne voit pas la lumière du jour et sans horloge. Et comme dans les casinos, les salles de réunion ont vu des réputations se bâtir ou s’engloutir sur un quasi jet de dés :
– All-in ! J’ai un brelan d’objectif sur le projet (Respect des délais, des coûts et qualité attendue)
– Oui, mais à la river je gagne un arbitrage budgétaire qui écrase tout.

La salle de réunion, comme le salarié, comme le prestataire, comme le projet, répond à des normes, à des règles, à des usages. Vous avez la petite salle entre deux rangées de bureaux au sein de l’open-space. Pas de porte, quelques sièges, une table et des cloisons qui ne vont pas jusqu’au plafond. C’est un endroit pour se rassembler et parler, mais à la vue de tous. Taux d’intimité : 20%. On les appelle bubbles, bulles, salons, espaces réflexion. Elles ne se réservent pas et la bienséance veut que l’on ne les transforme pas en annexe de son bureau. Le ton des conversations étant audible par le reste de l’open-space, il n’est pas rare que vos entretiens soient interrompus par un collaborateur vous rappelant le calme dont il a besoin pour travailler. A contrario les conversations qui s’y tiennent sont chuchotées pour que leur haute teneur confidentielle ne soit ébruitée.

Vous avez ensuite la petite salle de réunion. 4 m², une table, des chaises et un téléphone pour les conférences téléphoniques. Leur réservation est normalement accessible à tous via les messageries ou c’est une feuille volante punaisée sur la porte. Ces salles sont limitées à une demi-douzaine de participants, elles sont idéales pour les points d’équipe. Taux d’intimité : 45%, la porte ferme et les murs sont assez bien isolés. Par contre les parois de verre vous empêchent de pratiquer un coït rapide entre 12h et 14h. Peu ventilées, elles sentent souvent le vieux fauve en fin de journée, ou dès le matin selon l’hygiène de vos collègues. Vides, elles sont squattées pour les conversations téléphoniques privées de tous (interne cherchant à se faire embaucher par des SSII ou externe cherchant à se faire embaucher en interne).

Au sommet de la pyramide des salles, figure la salle de comité. Plus de 10 m², des dizaines de chaises, plusieurs tables mises bout-à-bout, téléphones et écran plat pour les visio-conférences. Leur réservation ne peut se faire directement, il faut passer par une secrétaire ou aller s’inscrire que le grand annuaire. Taux d’intimité 50%. Si les murs sont plus épais, ils restent transparents. Les comités n’étant pas non plus légion, elles sont souvent vides mais il est interdit de les utiliser, même pour se faire insulter par son manager au téléphone.

La salle de réunion c’est un univers cosy, des lumières tamisées, des sièges massant en cuir rare, une musique d’ambiance douce et raffinée, des parfums agréables et fins répandus via la ventilation, un bouquet de fleurs sur une console Louis XVI, une moquette épaisse. Les murs sont tendus de teintures délicates représentant des scènes antiques ou de chasse. Une hôtesse vous y accueille avec une large gamme de cocktails, jus de fruits ou alcools millésimés et rares. Mais non ! Ne rêvez pas. Une salle de réunion c’est exactement le même mobilier que celui dans lequel vous évoluez quotidiennement, mais en plus moche car il n’est éclairé que par la lumière blafarde des néons.

La salle de réunion c’est aussi tout une signalétique qui lui est propre. On y vante d’abord les produits phares de la marque ; mais aussi l’écoute de l’autre, le respect de la durée des réunions, l’attention portée au matériel et surtout la fermeture des lumières après utilisation.

Jeune arrivant dans l’entreprise vous allez rapidement crouler sous les réunions. Sinon vous n’êtes pas un vrai consultant. Mais comment vous y rendre ? Comment les repérer ? Car au-delà de la salle de réunion, il y a le nom de la salle de réunion. Et oui, quelque part dans l’entreprise chez qui vous êtes en mission, vous avez une personne dont la fonction est de trouver des noms aux salles de réunion. A moins qu’il existe des SSII et autres cabinets de conseil qui interviennent en proposant des packs de noms : « Très tendance en ce début d’année, les noms de dictateurs déchus. Au premier abord cela peut paraître un peu rude mais imaginez le panache de votre prochain comité directeur salle Ben Ali. » Et il faut imaginer que vous avez des comités exécutifs qui valident ces noms. Nous atteignons alors le summum. D’ailleurs quel est le nom de la salle dans laquelle se réunit le comité qui validera le nom des salles ? Salle X ? Salle temporaire ?

Le choix du nom d’une salle est assez difficile et doit relever du consensus le plus mou possible. La règle du plus grand commun dénominateur prime. Mais cette règle ne doit pas donner lieu à une quelconque contestation. Adolph Hitler comme peintre provoque un consensus mou, pour le reste de ses activités il peut engendrer une légère contestation. En outre le nom de la salle doit être intelligible par tous. N’imaginez pas que votre client brille par sa culture, vous seriez déçu : « Salle Mozart, ça a un rapport avec l’opéra rock ? ».

Reprenons ; des noms simples, compréhensibles par tous et souvent, doubler d’un clin d’œil dans la salle, en rapport avec le nom de cette dernière. Il s’agit généralement d’un poster format A3, piteusement encadré sous verre, façon IKEA. Salle Londres : une photo de Big Ben ; Salle Picasso : une photo de Guernica ; etc. L’intérêt de ces photos sera de vous occuper le regard pendant des réunions sans fin. Par contre, après trois ans de mission vous ne pourrez plus les sentir.

En matière de décoration des salles, il faut refréner votre imagination. Si vous êtes Salle Paris vous mettez la Tour Eiffel, ne faites pas le mariole avec Roméo et Juliette sous couvert que le fiancé de la donzelle se nommait Pâris. Salle Mozart mettez une photo extraite du film Amadeus et non une copie de partition. Tout le monde n’a pas vos talents mélomanes pour lire la musique et reconnaître d’un seul coup d’œil une ouverture de Mozart, d’une fugue de Bach.

Maintenant que nos propos liminaires ont permis une présentation du concept de salle de réunion, nous pouvons dissocier quatre grandes écoles de nommage de salle : L’école des géographes, celle des artistes, des historiens et des autres.

Le courant des géographes est assez fréquent. Il s’agit de nommer l’ensemble de son jeu de salles selon : les continents, les pays, les capitales, les régions, les départements, les fleuves, les montagnes, les étoiles etc. C’est sans fin et sans risque. Avant qu’un fleuve ne se tarisse, qu’une montagne ne s’affaisse ou qu’une étoile disparaisse vous aurez largement effectué vos trois années de mission.

On évitera cependant de mettre la Salle Israël à côté de la Salle Palestine. On ne prendra pas la Salle Corée du nord et on attendra deux mois pour la Salle Libye. Mais pour le reste tout est accepté. Et nous ne vous racontons pas la franche rigolade qui s’en suit : « Tu reviens d’où – J’étais en Irlande pour un COMEX et je pars à Tokyo – Tu as ton passeport j’espère ? ». Que celui qui n’a jamais entendu ce genre de remarques nous jette le premier commentaire. Le courant géographique doit faire attention à des homonymies éventuelles : Irlande vs Islande, lu rapidement dans le mail d’invitation, cela peut induire en erreur. Les tenants du nommage géographique peuvent aussi traduire la dimension qu’ils souhaitent donner à leur entreprise. Vous comprendrez qu’avoir une réunion Salle La Bruche-sous-Jouarrine, Salle San Francisco ou Salle Pluton, ce n’est pas tout à fait la même chose.

Autre courant que vous croiserez, celui artistique. Les entreprises font du mécénat et se croient alors autorisées à donner des noms de peintres, de musiciens, de dramaturges à leurs salles. Attention, leurs goûts picturaux ou théâtraux s’arrêtent avant la seconde guerre mondiale, avec une saveur très poussée pour le classicisme. Vous ne croiserez pas de Basquiat, de Warhol, de Brecht, pas plus de Van Gogh. Les « modernes » ou les drogués n’ont pas, encore, leur place dans les entreprises. Là encore des risques de confusion, le plus commun étant Picasso et Pissaro. Et par un hasard affreux ces salles se trouvent souvent aux deux extrémités : « Désolé pour le retard je crois que c’était salle Pissaro, saloperie de peinture espagnol du XVIIème siècle. » Parfois les peintres se mêlent aux musiciens. Et non, votre prochain comité projet ne sera pas Salle The Clash mais plus certainement Salle Beethoven ou Haendel. Pas de drogués, pas de dépravés.

Et quand nous vous disions que votre client n’a aucune culture, il ne sait pas que Bach baisait tellement qu’il aurait pu constituer une équipe de rugby avec ses enfants et mettre les mort-nés sur le banc de touche. Dans son esprit Bach cela fait sérieux.

Il y a aussi les entreprises qui ont le culte d’elles-mêmes, de leurs histoires, de leurs héritages. Elles appellent cela le devoir de mémoire. Leurs salles portent le nom d’anciens illustres ou de leurs produits les plus connus. Salle Marcel Michu, ancien chef de bureau mort au combat (il a glissé en descendant du train et s’est fracturé le crâne à la gare de Verdun en 1917) ou Salle Minitel ou Salle 4CV. Les grands patrons, comme les grands produits sont une denrée trop rare en comparaison avec le besoin de salle. On trouvera ce type dans des structures plus petites ou dans des secteurs plus industriels : Salle visse patinée, Salle cardan, Salle clé de 12, etc.

Jusqu’à présent nous avons dressé un portrait un peu ironique sur le nom des salles et leur dénomination très main street. Mais la dernière des écoles est la pire. Celle qui ne nomme la salle que par un code ou un numéro : Salle A-6-43. Il faut un algorithme développé par la Nasa pour décoder le lieu où se tiendra votre prochain point d’équipe. « Mais non, c’est très simple. A pour l’aile du bâtiment, 6 pour l’étage et 43 pour le numéro de la fenêtre en face de laquelle se trouve la salle. C’est vachement simple ! » En effet, limpide ! Et puis quel romantique. Si la Salle Chopin suinte la guimauve, la Salle 6589-9 sent la batterie … pour poulets.

Et rassurez-vous quand les enfants de vos enfants seront consultants (Après tout vous êtes peut-être le premier maillon d’une grande lignée de consultants : Consultant Ier). Donc quand Consultant le IVème, prince des plannings, grand-duc du budget et co-prince de l’inter contrat, aura rendez-vous Salle Walking Dead, Salle Nicolas Sarkozy ou Salle Amy Winehouse, il trouvera tout cela très « vieille France » lui aussi. Vous verrez, cela ira mieux demain.

Illustration dans la salle Géricault